Подготовка совещаний, в том числе с использованием Вкс
Встреча посетителей руководителя в приемной
Бронирование переговорных
Обработка, распределение входящих звонков в приемную
Прием документов для руководителя
Тревел поддержка сотрудников (покупка билетов, бронирование отелей)
Распределение входящей документации после резолюции руководителя
Обеспечение наличия продуктов питания на представительские нужды в приемной
Знание организационно-штатной структуры порта для оперативного распределения звонков, документов

На период отсутствия помощника руководителя исполнение обязанностей помощника:

Ведение графика руководителя (планирование рабочего дня)
Тревел поддержка руководителя (планирование командировки, покупка билета, бронирование отеля)
Выполнять составление писем, запросов, других документов по поручению руководителя
Встреча посетителей руководителя
Прием крупных делегаций
Организация крупных мероприятий с участием партнеров, контрагентов, правительства Мо
Ведение протоколов встреч при необходимости
Ведение отчетности представительских расходов
Организовывать запись посетителей на личный прием к генеральному директору, организация их приема
Выполнять служебные поручения руководителя

Офис-менеджер

Обязанности